Checklist tối ưu hồ sơ OTA mùa cao điểm

 Checklist tối ưu hồ sơ OTA mùa cao điểm cho khách sạn

Mùa du lịch cao điểm sắp tới, hồ sơ khách sạn trên OTA của bạn đã sẵn sàng thu hút tối đa lượt đặt phòng? Hãy áp dụng checklist 5 bước tối ưu OTA: từ cập nhật hình ảnh, linh hoạt giá phòng, tăng thứ hạng hiển thị đến quản lý review. Chuẩn bị kỹ càng để khách sạn nổi bật và cháy phòng trong mùa cao điểm!

Checklist tối ưu hồ sơ OTA mùa cao điểm – Bạn đã làm đủ chưa?

Mùa cao điểm du lịch là thời gian “hốt vàng” của ngành khách sạn – cầu tăng vọt, giá bán tốt và công suất phòng thường đạt đỉnh. Thế nhưng, cạnh tranh cũng rất khốc liệt: hàng loạt khách sạn tranh giành sự chú ý của du khách trên các OTA. Để không bị lọt thỏm giữa rừng đối thủ, chủ khách sạn cần chuẩn bị một hồ sơ OTA (Online Travel Agency) thật tối ưu. Dưới đây là checklist 5 bước quan trọng giúp bạn tăng sức hấp dẫn và thứ hạng hiển thị của khách sạn trên OTA trong mùa du lịch cao điểm.

1. Cập nhật thông tin, hình ảnh mới nhất và theo mùa

Ấn tượng đầu tiên của khách hàng khi lướt OTA chính là hình ảnh và tiêu đề của khách sạn. Mùa cao điểm (dù là mùa hè, lễ hội cuối năm hay bất kỳ dịp nào) bạn cũng nên rà soát và cập nhật những yếu tố này:

• Ảnh chất lượng cao, hợp mùa: Đảm bảo bộ ảnh trên OTA rõ nét, sáng đẹp. Hãy chọn những ảnh hợp với mùa du lịch sắp tới. Ví dụ: vào mùa hè, ảnh hồ bơi xanh mát, bãi biển nắng vàng sẽ cuốn hút khách đi biển; mùa đông ở vùng núi thì ảnh lò sưởi ấm cúng, cảnh tuyết (nếu có) sẽ gây ấn tượng. Theo một nghiên cứu, hình ảnh đẹp có thể tăng tỷ lệ đặt phòng lên đáng kể – vì khách hàng luôn muốn “mắt thấy tai nghe” trước khi mua. Nếu có điều kiện, thêm các ảnh panorama, 360° tour hoặc video ngắn giới thiệu để nổi bật hơn đối thủ. 
• Tiêu đề và mô tả nổi bật điểm mạnh: Rất nhiều khách chỉ liếc nhìn tiêu đề vài giây. Vì vậy hãy chắc chắn tiêu đề hồ sơ khách sạn của bạn nêu bật điểm mạnh độc nhất. Ví dụ: “Resort A – Bể bơi vô cực trên tầng thượng, view biển” hoặc “Khách sạn B – Gần phố cổ, bữa sáng phở bò nổi tiếng”. Đừng để tiêu đề trống trơn chỉ có tên khách sạn. Phần mô tả dài nên được cập nhật với thông tin mới nhất: đã nâng cấp phòng, thêm dịch vụ gì mới, có chương trình đặc biệt mùa này không? Nếu vùng bạn sắp có lễ hội hay sự kiện lớn trong mùa cao điểm, hãy khéo léo nhắc đến: “Từ khách sạn có thể đi bộ đến lễ hội pháo hoa quốc tế…”. Khách du lịch mùa cao điểm thường bị thu hút bởi những trải nghiệm gắn với thời điểm đó, hãy kết nối khách sạn với trải nghiệm mùa vụ để tăng hấp dẫn. 
• Thông tin liên hệ, địa chỉ, bản đồ: Kiểm tra lại địa chỉ, vị trí bản đồ trên OTA có chính xác không. Mùa cao điểm khách đông, đừng để họ gọi nhầm số hay tìm không ra khách sạn do sai vị trí map. Nếu bạn có nhiều kênh liên lạc (Zalo, WhatsApp) dành cho khách OTA, có thể cập nhật trong phần hướng dẫn check-in hoặc mô tả bổ sung. 
• Kiểm tra tồn phòng (availability): Trước mùa cao điểm, hãy dành thời gian mở bán phòng đầy đủ trên OTA cho những ngày cao điểm. Rất nhiều khách sạn quên mở phòng hoặc chặn phòng lỗi khiến khách tìm không thấy phòng còn trống. Đừng để “tiền rơi” chỉ vì sơ suất kỹ thuật!

Nói tóm lại: Một hồ sơ bóng bẩy, đầy đủ, thông tin cập nhật theo mùa giống như việc bạn trưng bày cửa hàng thật đẹp ngày Tết. Khách hàng sẽ bị thu hút ngay và bước vào “mua sắm” – ở đây là click xem chi tiết khách sạn bạn thay vì lướt qua.

2. Điều chỉnh giá phòng và chính sách linh hoạt, thông minh

Mùa cao điểm là lúc bạn có thể nâng giá để tăng doanh thu, nhưng phải khéo léo để vừa đảm bảo kín phòng, vừa tối đa lợi nhuận. Đây là vài điểm cần lưu ý:

• Áp dụng giá linh hoạt theo ngày: Nếu có ngày siêu “hot” (ví dụ lễ 30/4-1/5, Giáng sinh, Tết Dương lịch…), bạn có thể tăng giá cao hơn thường lệ vì nhu cầu rất lớn. Nhưng những ngày cận rìa cao điểm (ví dụ ngay trước hoặc sau lễ vài ngày) nếu cầu không quá cao, nên giữ giá cạnh tranh để lấp đầy phòng. Sử dụng công cụ giá linh hoạt (nếu OTA cung cấp) hoặc thủ công điều chỉnh từng ngày. Chiến lược giá thông minh sẽ giúp bạn vừa kiếm được giá cao nhất ở đỉnh điểm, vừa không bỏ trống phòng ở ngày yếu hơn.
• Thiết lập yêu cầu lưu trú tối thiểu nếu cần: Vào dịp quá đông khách, bạn có thể đặt minimum stay (ở tối thiểu X đêm) để tránh tình trạng khách chỉ đặt 1 đêm lẻ rồi bỏ trống đêm khó bán. Ví dụ: đêm 31/12 rất hot nhưng 1/1 ít khách, hãy yêu cầu book 2 đêm 31/12 + 1/1 gộp. Tuy nhiên, áp dụng cẩn thận, chỉ khi bạn thực sự dễ bán gộp. Nếu quá cứng nhắc, bạn có thể mất những khách chỉ rảnh 1 đêm. 
• Ưu đãi đặt sớm, phút chót: Hai thái cực này đều hữu ích. Trước mùa cao điểm vài tháng, kích thích khách đặt sớm (early bird) bằng giảm giá nhẹ 5-10% cho những booking trước X ngày. Điều này giúp bạn khóa được một lượng đặt nền tảng, giảm rủi ro tồn phòng. Ngược lại, nếu gần ngày vẫn còn phòng, kích hoạt giảm giá phút chót (last minute) để nhanh chóng lấp đầy. Nhiều OTA cho phép cài đặt khuyến mãi linh hoạt như vậy – tận dụng để tối ưu doanh thu. 
• Chính sách hủy đặt và thanh toán: Mùa cao điểm, bạn có thể thắt chặt hơn chính sách hủy để tránh tình trạng khách “bắt cá nhiều tay” đặt nhiều nơi rồi hủy. Ví dụ, có thể yêu cầu đặt cọc, không hủy hoàn tiền cho các đặt phòng sát ngày cao điểm. Hoặc ít nhất, rút ngắn thời hạn được hủy miễn phí (ví dụ bình thường cho hủy miễn phí trước 3 ngày, nay rút thành 7 ngày để an toàn). Tuy nhiên, hãy cân bằng – chính sách quá chặt có thể làm khách e ngại đặt bạn nếu đối thủ cho hủy linh hoạt hơn. Bạn cũng có thể đa dạng phương thức thanh toán: cho phép trả qua thẻ, ví điện tử… để khách chốt nhanh. 
• Đảm bảo giá cạnh tranh trên các kênh: Du khách thường so sánh giá giữa nhiều OTA và website chính thức. Hãy đảm bảo bạn không vi phạm rate parity nghiêm trọng – tức giá trên OTA không chênh quá cao so với kênh khác. Đặc biệt, nếu bạn chạy flash sale trên một OTA, nên tạm ẩn phòng hoặc điều chỉnh giá tương ứng trên OTA khác tránh chênh lệch lớn, vì điều này có thể ảnh hưởng xếp hạng hiển thị (OTA có thể phạt nếu phát hiện giá bạn cao hơn họ nhiều so với chỗ khác). 

Tóm lại, chiến lược giá mùa cao điểm giống như chơi piano – lúc mạnh, lúc nhẹ, linh hoạt theo nhịp cầu. Biết “nhấn nhá” đúng chỗ, bạn sẽ vừa lấp đầy phòng, vừa đạt doanh thu cao kỷ lục.

3. Tăng thứ hạng hiển thị – tối ưu để khách sạn vươn lên top đầu

Nếu ví OTA như một công cụ tìm kiếm, thì tối ưu hồ sơ để tăng thứ hạng là việc rất quan trọng. Bởi lẽ, phần lớn khách chỉ chọn các khách sạn trên trang đầu kết quả. Vậy làm sao để khách sạn bạn leo hạng trên OTA?

• Giữ phòng luôn sẵn sàng: Thuật toán OTA thích những khách sạn có phòng trống khi khách tìm. Nếu bạn chặn phòng nhiều hoặc hết phòng dài ngày, xếp hạng có thể giảm. Vì thế, ngay cả khi sắp full, hãy cố gắng phân bổ phòng hợp lý trên OTA (ví dụ giữ lại vài phòng cho OTA thay vì bán hết qua kênh khác) trong giai đoạn cao điểm.
• **Đảm bảo phản hồi nhanh chóng: Nhiều OTA (Booking, Expedia…) đều hiển thị mức “phản hồi trong X giờ” cho khách. Mùa cao điểm, khách sẽ gửi rất nhiều câu hỏi (về đón sân bay, nhận phòng trễ, yêu cầu đặc biệt…). Hãy trả lời càng nhanh càng tốt. Tỷ lệ phản hồi cao và dưới 24h sẽ giúp bạn ghi điểm trong thuật toán lẫn mắt người dùng. Thậm chí, trả lời trong vài giờ đầu có thể biến thành huy hiệu “Phản hồi nhanh” trên hồ sơ – một ưu thế lớn. 
• Tham gia chương trình ưu tiên của OTA: Như đã đề cập, các chương trình như Genius (Booking), Preferred Partner, VIP Access (Expedia)… giúp tăng khả năng hiển thị. Nếu bạn chấp nhận điều kiện (giảm giá cho thành viên, tăng hoa hồng), đổi lại khách sạn sẽ xuất hiện nhiều hơn trong kết quả tìm kiếm hoặc có huy hiệu nổi bật. Trong mùa cao điểm, việc hi sinh một phần nhỏ lợi nhuận để đạt công suất tối đa có thể xứng đáng. Tính toán kỹ và cân nhắc tham gia nếu thấy phù hợp phân khúc khách. 
• Khuyến mãi và huy hiệu hấp dẫn: Một số OTA gắn huy hiệu “Giảm giá %” hay “Ưu đãi Sớm/Phút chót” cạnh tên khách sạn, đây là điểm hút mắt khách hàng. Vì vậy, triển khai các khuyến mãi (như đã nói ở mục 2) ngoài tác dụng giá còn giúp hồ sơ bạn được đánh dấu nổi bật. Khách lướt danh sách sẽ dễ dừng lại ở những chỗ có nhãn khuyến mãi màu sắc. 
• Giữ trải nghiệm đặt phòng trơn tru: Tránh cancel đặt phòng của khách vào phút chót (ví dụ do overbook). OTA rất “ghét” điều này và có thể phạt đẩy bạn xuống hạng. Sử dụng hệ thống channel manager tốt hoặc đóng phòng kịp thời trên các kênh khi đầy để không xảy ra trường hợp đáng tiếc. 

Nhớ rằng, thuật toán xếp hạng OTA mục tiêu cuối là làm hài lòng khách đặt phòng. Nếu bạn thể hiện mình là nơi được ưa chuộng (nhiều booking, ít hủy), đáng tin cậy (phản hồi nhanh, chính sách rõ), giá trị tốt (giá cạnh tranh, khuyến mãi), tự khắc thứ hạng sẽ cải thiện. Đó chính là “bí kíp” leo top bền vững.

4. Quản lý và tận dụng review (đánh giá) từ khách hàng

Review của khách chính là “tiếng nói” của bạn trên OTA. Mùa cao điểm, lượng khách nhiều đồng nghĩa lượng review sẽ tăng vọt. Cách bạn quản lý review sẽ ảnh hưởng mạnh đến uy tín và quyết định đặt phòng của những khách sau:

• Phấn đấu duy trì điểm số cao: Khách hàng rất quan tâm điểm trung bình và sẽ lọc bỏ những khách sạn điểm thấp. Mục tiêu của bạn là giữ điểm càng cao càng tốt (thường từ 8/10 hoặc 4/5 sao trở lên). Để làm được, hãy đảm bảo dịch vụ thật tốt cho mọi khách – nhất là trong cao điểm đông đúc dễ xảy ra sai sót. Một mẹo nhỏ: chủ động xin đánh giá từ khách hài lòng. Ví dụ lúc khách trả phòng, nếu bạn cảm nhận họ vui vẻ, hãy nhẹ nhàng nhờ: “Anh chị vui lòng đánh giá vài lời trên [OTA] giúp khách sạn, để chúng tôi phục vụ anh chị và khách khác tốt hơn nhé!”. Khách happy thường sẵn sàng review tốt khi được nhắc.
• Phản hồi mọi review, đặc biệt review xấu: Dành thời gian trả lời tất cả đánh giá, từ cảm ơn review 5* đến xin lỗi review 1*. Điều này cho thấy bạn quan tâm khách hàng. Đừng bao giờ bỏ mặc review tiêu cực – hãy phản hồi chuyên nghiệp, nhận lỗi nếu mình sai, giải thích nếu có hiểu lầm và nêu hướng khắc phục. Ví dụ: “Chúng tôi thành thật xin lỗi vì sự bất tiện anh gặp phải do hồ bơi đang sửa chữa. Chúng tôi đã đẩy nhanh tiến độ và hồ bơi hiện đã hoạt động trở lại. Mong anh cho chúng tôi cơ hội phục vụ lần sau tốt hơn.” Cách xử lý khéo léo có thể “gỡ gạc” lại thiện cảm của những người đọc review sau. 
• Học từ feedback, cải thiện ngay: Mùa cao điểm không có nghĩa bận rộn mà phớt lờ góp ý. Nếu nhiều khách góp ý về một vấn đề (ví dụ bữa sáng ít món, wifi yếu phòng tầng 4…), hãy cố gắng sửa chữa ngay trong mùa nếu có thể. Rồi cập nhật trong phản hồi review rằng “Khách sạn đã bổ sung thêm món cho buffet sáng theo góp ý của anh/chị.” – khách đọc thấy sẽ rất yên tâm rằng vấn đề đã được khắc phục. 
• Tận dụng review tích cực để quảng bá: Những lời khen đặc biệt (vd: “View từ ban công quá xuất sắc, chủ nhà rất thân thiện…”) bạn có thể trích dẫn ngắn trên phần mô tả hoặc sử dụng trong bài viết mạng xã hội để quảng bá. Đây là bằng chứng đáng tin hơn cả ngàn lời quảng cáo tự nói. Thậm chí, nếu OTA có mục “highlight review”, hãy chọn pin lên vài review xuất sắc (một số nền tảng cho phép). 

Nên nhớ, 80% du khách đọc từ 6-12 review trước khi quyết định. Review tốt sẽ gần như đóng vai trò thuyết phục thay bạn bán phòng. Vì vậy, đầu tư thời gian chăm sóc review là khoản đầu tư xứng đáng nhất để tăng tỷ lệ đặt phòng.

 5. Đảm bảo trải nghiệm xuất sắc để “hậu cao điểm” gặt hái dài lâu

Checklist tối ưu OTA không chỉ dừng ở màn hình, mà còn kéo dài đến trải nghiệm thực tế của khách. Bởi lẽ, mọi tối ưu trên mạng sẽ vô nghĩa nếu khách đến ở và thất vọng – bạn sẽ gánh hậu quả bằng những review xấu, yêu cầu hoàn tiền, khiếu nại… Do đó:

• Chất lượng dịch vụ nhất quán dù đông khách: Mùa cao điểm, khách sạn thường full phòng, nhân viên rất bận. Hãy chắc chắn bạn phân bổ nhân sự hợp lý, đào tạo kỹ các kịch bản để không bị vỡ trận. Ví dụ: làm sẵn thủ tục để check-in nhanh gọn, tăng cường nhân viên dọn phòng để phòng luôn sạch đúng giờ, bổ sung đủ vật dụng (khăn, bàn chải…) tránh thiếu hụt. Một mẹo hay là chuẩn bị các bảng hướng dẫn chi tiết để khách tự phục vụ một phần (vd: hướng dẫn đường đi chi tiết để giảm hỏi lễ tân, bảng giờ ăn sáng, wifi…) – giảm tải cho nhân viên. 
• Giao tiếp chủ động với khách qua OTA: Trước khi khách đến, có thể nhắn tin (qua hệ thống OTA) nhắc họ về địa chỉ, cách đến, hỏi giờ đến dự kiến. Sự chủ động này làm khách thấy được chào đón và giảm rủi ro khách tới sai giờ không có ai đón. Nếu khách có yêu cầu đặc biệt đã note khi đặt (như phòng tầng cao, trang trí sinh nhật), nhớ xác nhận đã sắp xếp, hoặc nếu không thể thì đề xuất giải pháp khác ngay trước khi họ đến. 
• Xử lý sự cố nhanh và linh hoạt: Dù cố gắng mấy cũng có thể xảy ra sự cố (điện mất, máy lạnh hỏng, khách phàn nàn ồn ào…). Điều quan trọng là cách bạn phản ứng. Luôn lắng nghe khách với thái độ cầu thị, xin lỗi về bất tiện và đưa ra phương án xử lý. Có thể đền kèm một quyền lợi nhỏ (mời bữa tối, tặng voucher giảm giá lần sau) để xoa dịu nếu lỗi đáng kể. Một khách không hài lòng được xử lý khéo có thể vẫn cho bạn review cao nhờ đánh giá sự chuyên nghiệp. Đừng vì đông mà bỏ qua từng khách – “mất một khách, lỗ mười khách” do hiệu ứng truyền miệng. 
• Tận dụng mùa cao điểm để xây khách quen: Rất nhiều người lần đầu ở có thể trở thành khách hàng trung thành nếu bạn tạo kết nối tốt. Hãy thu thập email, zalo (với sự đồng ý) để sau này còn chăm sóc. Một hành động nhỏ như chụp một tấm ảnh đẹp cho gia đình họ, tặng họ lúc check-out, cũng tạo kỷ niệm khó quên. Khách vui sẽ quay lại hoặc giới thiệu bạn bè – đó là marketing không mất phí mà vô cùng hiệu quả. 

Sau cùng, hãy coi hồ sơ OTA của bạn như một cửa hàng, còn trải nghiệm tại chỗ như sản phẩm thực. Cửa hàng có đẹp, marketing có hay nhưng sản phẩm dở thì khách cũng một đi không trở lại. Ngược lại, sản phẩm xuất sắc, khách sẽ tự khắc trở thành đại sứ thương hiệu cho bạn qua những đánh giá 5 sao và lời truyền miệng. Sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa tối ưu online và dịch vụ offline sẽ giúp khách sạn của bạn tỏa sáng rực rỡ trong mùa cao điểm, và dư âm còn kéo dài đến cả mùa thấp điểm sau đó.

Các bước trên đây là chiếc “phao cứu sinh” giúp khách sạn bạn nổi bật trên OTA giữa cơn lũ nhu cầu mùa cao điểm. Hãy dành thời gian thực hiện từng mục trong checklist, và bạn sẽ thấy khác biệt rõ rệt: nhiều lượt xem hơn, đặt phòng tăng lên và khách đến thì trầm trồ khen ngợi. Chúc bạn một mùa cao điểm bùng nổ doanh thu và đầy ắp những review 5 sao!